Аутстаффинг: как решить проблему временной нехватки IT-специалистов в команде

Аутстаффинг (от англ. outstaffing) — это модель найма персонала, когда бизнес приглашает в команду внешних сотрудников, чтобы они помогли решить определённые задачи. Де-юре специалисты числятся в штате подрядчика, но на деле работают над задачами заказчика, а после завершения проекта покидают команду.

Допустим, бренд хочет выпустить приложение для продажи товаров, но штатные сотрудники не имеют опыта в реализации таких решений. Чтобы привлечь специалистов с экспертизой в ритейле, заказчик обращается к вендору. Это может быть как профильное аутстаффинговое агентство, так и IT-компания. Например, студия MobileUp занимается заказной разработкой цифровых продуктов, а также предоставляет услугу IT-аутстаффинга.

В отличие от кадровых агентств, аутстаффинговые не ищут специалистов вовне. Нужные заказчику сотрудники у них уже есть — они могут сразу подключить их к проекту.

Аутстаффинг активно используют как стартапы, так и малый, средний и крупный бизнес. Рассмотрим ситуации, в которых эта модель найма им подойдёт.

Заказчик и исполнитель обсуждают условия сотрудничества и заключают договор. В нём фиксируют предмет оказания услуг, зоны ответственности сторон, длительность отчётного периода и порядок оплаты. IT-компания подбирает специалистов, которые подходят под требования клиента, и отправляет их кандидатуры на согласование. С теми, кто понравился, заказчик проводит собеседования.

Когда подходящие эксперты выбраны, в дополнительных соглашениях к договору указывают перечень задач, стоимость услуг в час и другие детали. Внешних специалистов знакомят с командой и подключают к проекту — они работают удалённо или в офисе. Если качество или скорость работы аутстаф-специалиста не устраивают клиента, он вправе потребовать замену.

Подрядчик подбирает сотрудников и берёт на себя все административные обязанности, в том числе бухгалтерский и кадровый учёт. Он оформляет договоры и NDA (соглашение о неразглашении), рассчитывает и начисляет «арендуемому» персоналу заработную плату, больничные, отпускные и другие выплаты. Предоставлением документов в контролирующие органы тоже занимается вендор.

Заказчик управляет рабочими процессами: ставит задачи, распределяет таски внутри команды, контролирует их выполнение и прогресс проекта. Также он обеспечивает комфортные условия труда — предоставляет временным сотрудникам рабочие места, техническую документацию и другие ресурсы.

Аутстаффинг часто путают с другой популярной моделью найма — аутсорсингом (от англ. outsourcing). Разбираемся, чем отличаются эти подходы и в каких случаях предпочтительнее тот или другой.

Разница между аутсорсингом и аутстаффингом заключается в том, как организована работа специалистов.

При аутсорсинге бизнес полностью передаёт подрядчику разработку и управление проектом. Например, создание маркетплейса. Заказчик не контролирует, кто именно работает над задачей, и не вмешивается в организацию рабочих процессов. Аутсорсинговое агентство управляет проектом от начала до конца и предоставляет клиенту готовый сервис, который соответствует его требованиям. Ответственность за качество конечного продукта ложится на подрядчика, а заказчик оплачивает результат работы.

При аутстаффинге бизнес не передаёт разработку стороннему подрядчику, а усиливает внешними экспертами свою команду. Заказчик самостоятельно управляет процессом работы, не делегируя эту функцию вендору. Ответственность за итоговый результат остаётся на компании, а оплата производится за рабочее время предоставленных IT-специалистов.

Ядро команды обычно составляют штатные сотрудники, благодаря чему экспертиза остаётся внутри компании, и в дальнейшем проект проще развивать собственными силами.

На примере разработки цифровых продуктов рассмотрим, в каких ситуациях бизнесу подходит аутсорсинг, а в каких — аутстаффинг.

Аутсорсинг. У компании есть потребность в цифровом сервисе и бюджет на его создание, но нет собственной команды IT-специалистов. Тогда она обращается в студию разработки — озвучивает бизнес-задачу, договаривается о сроках и цене её реализации.

Аутстаффинг. У компании есть внутренняя экспертиза, но не хватает специалистов для решения текущих задач. Она обращается к поставщику услуг IT-аутстаффинга, чтобы арендовать одного или нескольких специалистов, которые на время станут частью команды.

Аутстаффинг персонала помогает быстро найти нужного специалиста, освободить компанию от административных хлопот и сосредоточиться на стратегически важных задачах бизнеса. Обо всём по порядку.

Аутстаффинг позволяет привлекать дополнительных специалистов в периоды повышенной загруженности сотрудников или активной фазы проекта. А когда нагрузка снижается или завершается проект — сокращать команду.

Поскольку обычно требуются эксперты с конкретным опытом и стеком, на поиск нужных кадров порой уходят недели, а то и месяцы. В команде IT-компании уже есть ценные специалисты с редкими скилами, которых сложно найти на hh.ru, Хабр.Карьере и других рекрутинговых порталах. Подрядчик может предоставить заказчику как отдельных сотрудников с необходимым уровнем квалификации и грейдом, так и сработанную команду, участники которой понимают друг друга с полуслова. Им не нужно тратить время на притирку, поэтому с задачами они справляются быстрее.

Когда компания использует модель аутстаффинга, ей не нужен большой штат рекрутеров и кадровиков. Все вопросы, связанные с подбором персонала, его оформлением и учётом, переходят вендору: он занимается кадровой документацией, обработкой заявлений на отпуск и больничные, а также решает другие административные задачи.

Ещё одно достоинство аутстаффинга — возможность разгрузить бухгалтерию и юридический отдел. IT-компания берёт на себя учёт рабочего времени, расчёт заработной платы и все налоговые обязательства, а также решает юридические вопросы, связанные с трудовыми отношениями. Если возникают нестандартные ситуации с сотрудниками или непредвиденные издержки, подрядчик решает эти вопросы и минимизирует финансовые риски для компании.

Несмотря на весомые преимущества, у IT-аутстаффинга есть подводные камни, о которых тоже важно знать.

Сотрудничество с недобросовестным вендором может обернуться для компании неприятными последствиями. Проблемы могут возникнуть, если подрядчик предоставляет сотрудников с низкой квалификацией, использует «серые схемы» оплаты или нарушает NDA. Такие факторы негативно влияют на скорость и качество работы, а также приводят к срыву дедлайнов и финансовым убыткам.

Чтобы избежать неприятностей, перед подписанием договора следует проверить документы поставщика услуг и изучить отзывы его клиентов. Отдавать предпочтение стоит IT-компаниям, которые давно на рынке и успели зарекомендовать себя, как надёжного подрядчика.

На онбординг внешнего специалиста требуется время, что может тормозить работу на первых порах. Для эффективного старта важно, чтобы IT-компания заранее подготовила внешнего специалиста: предоставило ему необходимую информацию о проекте, инструментах и правилах работы.

Сторонний сотрудник получает доступ ко внутренней информации и документации. Например, он видит, как выстроены процессы внутри компании, какие организации являются её клиентами, над какими проектами ведётся работа. Чтобы обезопасить себя от утечки конфиденциальной информации, стоит подписать NDA.

Чтобы снизить риски и быть уверенным в качестве предоставляемых услуг, важно выбрать надёжного партнёра. Принять взвешенное решение помогут четыре критерия.

Проанализируйте отзывы клиентов IT-компании. Обратите внимание на то, как заказчики оценивают коммуникацию с подрядчиком, квалификацию предоставляемых специалистов и их вовлечённость в проект. Если с вендором сотрудничают долгое время и многократно обращаются за его услугами, это хороший знак.

Посмотреть отзывы о компании MobileUp

Ознакомьтесь с рейтингами диджитал-подрядчиков, например, ИМ Консалтинг. В них компании ранжируются на основе различных факторов, таких как количество клиентов, продолжительность сотрудничества, награды за проекты и другие параметры. Включение агентства в подобные списки указывает на его надёжность.

Выбирайте подрядчика с экспертизой в вашей бизнес-нише или нужных вам технологиях. Специалисты, которые уже работали в вашей отрасли или с необходимым стеком, будут лучше понимать особенности и требования проекта, что позволит им быстрее и качественнее выполнять задачи. Знания и опыт в специфичных областях помогут вашей команде расширить экспертизу и ускорить реализацию проекта.

Чтобы оценить опыт вендора, почитайте кейсы и изучите портфолио компании. Это даст представление о том, как подрядчик решал аналогичные задачи и каких достигал результатов.

Например, MobileUp специализируется на разработке цифровых продуктов для транспорта, ритейла и финтеха и других отраслей, а в портфолио компании есть такие проекты, как сервис для городского транспорта GorodPay, мобильное приложение для ИЛЬ ДЭ БОТЭ и сайт Банка «Санкт-Петербург».

Чёткие условия сотрудничества помогают избежать недопонимания. Обсудите с понравившимися студиями разработки, как будут организованы процессы. Уточните сроки оказания услуг, порядок взаимодействия и систему фиксации проделанной работы. Она поможет отслеживать прогресс проекта и оценивать эффективность специалистов, а также точно рассчитывать их зарплату. Форматы отчётности могут быть разными: детализированные табели с указанием рабочих часов, еженедельные сводки о ходе работы или итоговые отчёты за месяц. Внешние специалисты могут фиксировать выполненные задачи в таск-трекерах или вести тайм-лог.

Не менее важно разобраться с ценообразованием. Подрядчик должен объяснить, как формируется стоимость, какие дополнительные расходы возможны и как происходит оплата. Стоимость услуг должна быть обоснованной и не ниже рыночной. Например, по данным Smart Outstaffing, средняя ставка мидл Java-разработчика — 2460 рублей в час, а DevOps-инженера — 2660 рублей. Если цены значительно ниже, стоит задуматься о квалификации специалистов.

Важно, чтобы партнёр оставался на связи после выхода специалистов на проект и помогал оперативно решать возникающие вопросы. Хороший вендор следит за работой предоставленных сотрудников, помогает с адаптацией и оперативно производит замену в случае необходимости. Например, если разработчику не хватает компетенций или он не справляется с задачами, подрядчик должен предложить альтернативу без ущерба для сроков и качества проекта.

Выбор надёжного подрядчика — только половина успеха. Чтобы внешние специалисты действительно усилили команду и быстро вникли в задачи, бизнесу важно чётко сформулировать ожидания от сотрудничества и правильно интегрировать внешних экспертов в рабочие процессы.

Сначала определите, какую задачу хотите решить с помощью аутстаффинга. Например, оперативно разобрать бэклог или закрыть потребность в узких компетенциях на проекте.

Затем, отталкиваясь от цели сотрудничества, сформулируйте требования к кандидату: перечислите необходимые навыки, ключевые задачи и используемые технологии. Это ускорит поиск подходящего под критерии специалиста.

Как и любому новому члену команды, внешнему сотруднику нужно время, чтобы вникнуть в детали проекта и наладить взаимодействие с коллегами. Чтобы быстрее ввести специалиста в курс дела, проведите вводный тренинг. Обеспечьте эксперта доступом к корпоративным системам, документацией и другими материалами, которые помогут сразу включиться в работу.

Чтобы отслеживать эффективность аутстаффинговых специалистов, важно вести регулярный мониторинг их производительности. Для этого используйте системы управления проектами, например, Jira или Trello, — с их помощью можно контролировать загрузку сотрудников, сроки выполнения задач и прогресс проекта.

Проводите регулярные созвоны или встречи с аутстафферами для оценки результатов сотрудничества на разных этапах. Она должна базироваться на конкретных показателях — выполнении задач в срок, качестве работы, соблюдении стандартов компании. Помимо количественных показателей, стоит учитывать отзывы руководителей и коллег о вовлечённости специалистов в проект.

С помощью аутстаффинга можно нанимать любых сотрудников, но чаще всего привлекают специалистов в сфере IT.

Договор аутстаффинга закрепляет условия сотрудничества и регулирует отношения между заказчиком и подрядчиком. Рассказываем, на какие нюансы обратить внимание при подписании документа, чтобы избежать недоразумений.

В типовом договоре IT-аутстаффинга выделяют такие ключевые пункты:

Перед тем как поставить подпись на договоре, удостоверьтесь, что в документе учтены важные моменты, которые помогут защитить ваши интересы в работе с внешними специалистами.

Компания, предоставляющая IT-специалистов, — это ваш партнёр в достижении бизнес-целей. Чтобы сотрудничество оправдало ожидания, важно ответственно подойти ко всем этапам — от выбора подрядчика и составления договора до онбординга сотрудника и управления процессом.

Если вам нужны дополнительные специалисты, MobileUp поможет закрыть эту потребность с помощью IT-аутстаффинга. Мы найдём подходящих экспертов даже под нестандартные задачи, выведем их на проект за 1-3 дня и будем следить за удовлетворённостью процессом на всех этапах.